Как организовать работу компании на карантине и перейти на удаленку без потери продуктивности

Офис — место для работы. Здесь все располагает к тому, чтобы «рвать» и «метать».

А дома хочется подольше находиться в постели. И из-за этого трудно отвлекаться на работу во время просмотра очередного сериала на Netflix или приготовления жаркого. НО.

Работу никто не отменял и выполнять ее вне стен офиса нужно, и важно это делать качественно.

Поэтому мы, как команда, у которой половина сотрудников работает удаленно, а вторая половина в любой момент может перейти в онлайн, подготовили несколько дельных советов и список инструментов для эффективной организации рабочего процесса и времени.

Эти советы подойдут как для руководителя, желающего организовать работу коллектива, так и для сотрудника, работающего удаленно и желающего стать эффективнее: 

1. Мегаплан для управления задачами сотрудников  

Удобная система для контроля выполнения задач.

У нее понятный интерфейс и продуманный функционал, много полезных опций, начиная от постановки задач и заканчивая ведением бухгалтерии.

Процесс выполнения задач выглядит следующим образом:

1. Руководитель ставит и описывает задачу.

2. Назначает ответственного и исполнителя.

3. Ставит дедлайн.

4. Исполнитель получает уведомление о поставленной задаче и принимает ее в работу.

5. Каждый из участников задачи видит, что, когда и как именно нужно сделать.

В процессе работы можно оставлять комментарии к каждой из задач для уточнения. 

При этом видна цепочка действий, выполненная по каждому сотруднику/клиенту.

Каждая из задач в Мегаплане помечается своим цветом:

— Красным — если дедлайн сорван.

— Зеленым — если задача поставлена, но не принята к выполнению.

— Синим — если задача в работе.

Для работы в приложении достаточно наличие интернета и браузера. Устанавливать дополнительные программы не нужно. 

2. Google Календарь для управления временем

Его мы используем для планирования созвонов и встреч. На них обычно обсуждаются рабочие моменты, новые проекты, идеи для статей и тестирования.

Используя такой инструмент, удобно планировать день. При этом старайтесь наполнять календарь не конкретными событиями, а просто выделять время на определенные виды задач. К примеру:

— Проекты.

— Текущие дела.

— Обучение.

— Обед.

Планируя встречи, обязательно добавляйте участников через email. У нас в компании действует негласное правило — если нет приглашения в календаре, встречи нет. Для того, чтобы не запутаться, где какое событие — выделяйте их разными цветами. К примеру красным — выделяйте все встречи, синим — текущие дела и проекты и т.д. 

Если на нескольких устройствах у вас единый аккаунт Googlе, программа синхронизируется с телефоном за 30 минут до начала встреч, вам приходят напоминания о них.

ВАЖНО! Его нужно добавить — само по себе оно высветится в момент начала события.

3. Zoom для видео и аудио созвонов

Платформа для проведения онлайн-созвонов — альтернатива Skype.

Чтобы запустить такой созвон, нужно войти в программу и создать конференцию. Далее скопировать ссылку на нее и отправить в качестве приглашения всем участникам.

Подключаться можно в аудио и видео-формате. Чтобы пользоваться сервисом Zoom, нужно зарегистрироваться на сайте и установить себе на компьютер или телефон специальное приложение.

Преимущество Zoom по сравнению со Skype — качество связи и удобство добавления участников созвона. Сервис работает бесплатно. Но по истечении 40 минут нужно или купить платную версию, или пересоздать конференцию (всех заново подключить).

Удобно то, что можно демонстрировать экран, делать запись созвона, которая быстро обрабатывается (становится готовой к просмотру) и занимает мало место. К примеру, 1ч. видео может весить  120 МБ.

4. Расписки для задач, которые должны быть 100% выполнены 

Это замечательный способ не переживать о том, будет выполнена задача или нет. 

Суть проста: у члена команды есть задача, которую нужно выполнить. Не имеет значения что это за задача: ведение клиентов или разовая задача. Важно то, что невыполнение данной задачи становится практически невозможным, если ответственный пишет расписку на деньги.

Человек, пишущий расписку, обязуется выполнить задачу, и за это ему полагается премия. Размер премии согласуется с руководителем. Или наоборот,  в случае невыполнения ответственный обязуется выплатить штраф. 

Система расписок работает безотказно и гарантирует, что задача будет выполнена независимо от нагрузки исполнителя.

Пример расписки: 

В расписке обязательно указывается: 

— Кто ответственный.

— Какая задача будет выполнена — дата и время до минуты.

— Что будет являться подтверждением расписки (какое событие — выложены скриншоты в задачу или выслана ссылка кому-то в телеграм).

—К чему выполнение данной задачи приведет исполнителя — нематериальная ценность и материальная ценность.

—Цена слова и кому она будет уплачена в случае невыполнения расписки.

5. Работа в командах до 8 человек

Эффективно управлять можно группой до 8 человек. Поэтому внутри компании людей стоит поделить на команды и поставить 1 ответственного. Спрос с одного за всех восьмерых. 

6. Ежедневные планерки команд и стратегического совета (до 20 минут)

Достигнутые большие цели = сумма маленьких ежедневных действий. 

Поэтому каждый день мы перезагружаем команды и самих себя на достижение ежедневных целей. 

Для этого проводятся ежедневные планерки. Вначале планерку проводят сотрудники и менеджеры, потом стратегический совет, в который входят менеджеры. То есть информация снизу поднимается наверх к управляющему звену, где принимаются тактические и стратегические решения. 

Мы вывели для себя следующую модель проведения планерки:

1. Проверяем % выполненных целей по каждому из сотрудников за вчера. Если ниже 70% — наказание. 

2. Каждый называет % выполнения своих KPI и ОП (опережающий показатель) за вчера. 

3. Называем цели на день, которые 100% выполним. Тут не нужно называть много целей. Менеджер или управляющий корректирует цели, если они не соответствуют планам.

4. Вопросы/ответы — в свободной форме.

7. Еженедельная планерка (до 60 минут)

Один раз в неделю подводятся итоги работы за последние 7 дней, оцениваются промежуточные результаты по ключевым показателям. Это позволяет понять, как двигаться дальше, чтобы в конце месяца выйти на нужные цифры.

На планерке рассматриваются ключевые показатели по:

— Маркетингу.

— % выполнения плана по клиентам.

— Продажам.

— Отделу тестирования и т.д.

8. Обучение минимум 2 раза в неделю

Дважды в неделю минимум по 1 часу мы проводим обучение. Это важный момент, потому что либо вы сами вложите правильную информацию в головы сотрудников, либо за вас это сделают окружающие. Эффективнее всего проводить обучение утром, до начала рабочего дня. 

9. Быть на связи в любое время

Это важно для оперативного решения задач. Поэтому организуйте соответствующие группы в telegram или любом другом мессенджере, где удобно обсуждать текущие моменты.

Позаботьтесь о том, чтобы отвечать на сообщение в течение 15 минут. Так вы не тормозите и не задерживаете другого члена команды.

10. У каждого сотрудника должны быть KPI

Или его вознаграждение должно зависеть от того, сколько денег он принес или сохранил компании.

KPI можно поставить для каждого сотрудника отдельно, где это возможно. Там, где это невозможно, к примеру для дизайнеров  — люди объединяются в команды и ставится командный KPI. Насколько команда выполнила план, настолько выше или ниже зарплата каждого из ее участников.

Без привязки к показателям эффективности сложно добиться отдачи. Ведь каждый приходит не просто отсидеть на рабочем месте трудочасы, а дать ценность компании и ее клиентам.